Szedd össze magad! – Időgazdálkodás, tervezés, önképzés

Két dolog van, amire a legnehezebb rábírni az embereket. Hogy gondolkodjanak, és hogy fontossági sorrend alapján végezzék el a feladataikat. Ez a két dolog különbözteti meg a profit az amatőrtől. 

Sokan kérdezik tőlem, hogy hogy lehet az, hogy ennyi mindent csinálok egyszerre. Rendszeresen járok táncolni, golfozni, ott vannak a tréningek, kapcsolatépítő rendezvények, konferenciák blog, természetesen a coaching (ez igényli a legtöbb időt), és mindemellett még utazni, szórakozni is van időm.

Nem is olyan nagy ördöngösség mint hinnétek, egyszerűen csak mindennapi rutinná, szokássá kell tenni a tudatos időgazdálkodást (na jó, talán az elején nem lesz könnyű megszokni az új rendszert, de mindenképp érdemes megküzdeni a feladattal). Most megosztom veletek a saját stratégiámat és hogy nekem hogyan sikerül összeszednem magam, és rendet gyúrni belőle.

#1 Tervezés:

Először hosszútávú terveket készítek, átgondolom a jövőbeli projekteket, kampányokat, szolgáltatásokat és kitalálom a határidejüket. Nem elég fejben tervezni, bár nekem az agyam folyton jár, de magam is megtanultam, hogy bizony le is kell azt írni.

Aztán ezeket lebontom negyedéves tervekre, majd átvezetem a feladatokat az éppen aktuális heti és napi tervezőkbe. Erre egy projekt és feladatkezelő webes alkalmazást használok, amit bárhonnan, bármikor elérhetek telefonon keresztül is.

Nem véletlenül vezettem be ezt a rendszert. Régebben nem voltam ennyire szervezett az időgazdálkodásom terén, csak a hosszútávú terveim voltak meg a fejemben és nem voltak leírva, a napi feladatokat is fejben tartottam. Ez megy egy darabig, de ha vállalkozásunk van és sok emberrel találkozunk, már nem lehet mindent észben tartani vagy fejben megszervezni. Ezért néha túlvállaltam magam, irreálisan gyorsan akartam haladni, hogy minél hamarabb elérjem a céljaimat. Folyamatosan úgy éreztem, hogy az akadályok a lehető legrosszabb időpontban gördülnek elém, holott csupán annyi történt, hogy ezekkel nem számoltam. Most, hogy már minden időm szépen be van osztva és a feladatok leírva, ha véletlenül valami közbejön, csak egy kisebb lemaradást kell behoznom. Ráadásul a munkatársaimnak sem diktálok elérhetetlen tempót.

#2 Nyugalom:

Mindig szervezek magamnak olyan időt, amikor biztos, hogy senki nem fog megzavarni. (Amilyen bagoly alkat vagyok, erre az esti és éjszakai órák a legmegfelelőbbek a számomra, akár egészen hajnalig is.) Nyugodt körülmények között kettesben lehetek a laptopommal és csak arra koncentrálhatok, ami igazán fontos. Nagyságrendekkel megnövelte a hatékonyságomat, hogy a figyelmem nem kalandozik el folyton, nem zavar meg senki, és nem veszek el az aprócseprő, sürgős, de nem fontos feladatok között.

#3 Notesz:

Nem szabad lebecsülni a notesz (sőt kiegészítésként mellette az okos telefon) erejét. Bárhol és bármikor jöhet az ihlet, és gondolom mindenki tapasztalta, hogy mire hazaér és leül a gép elé, hogy leírja a gondolatait, már el is szállt az ötletek nagy része. Rengeteg inger ér minket egy nap, ami sok ötletet eredményez. Ekkor lép színre a notesz, a diktafon vagy az okostelefon. Én minden kis ötletemet és hirtelen eszembe jutott feladatomat feljegyzem vagy felmondom diktafonra, így sosem kallódik el semmi lényeges. Később ráérek eldönteni, hogy mi a fontos vagy sürgős, vagy melyik ötletemet kell beépíteni valamelyik már létező projektembe.

#4 Tanulás:

Az eszköztárat persze nem árt folyamatosan bővítgetni. Minél többet tanulok és olvasok, annál több ötletem van. Ez nem csak az önképzésről, hanem az önmotivációról is szól. A folyamatos tanulás mindig arra sarkall, hogy én is fejlődjek, és egyre jobb legyek abban, ahogy másoknak segíteni tudjak ötleteimmel, véleményemmel, tanácsommal.

Ti milyen trükköket szoktatok még bevetni, hogy összeszedjétek az időtöket és szervezettebbek legyetek? Szívesen veszem, ha megosztjátok velem a nálatok bevált időgazdálkodási trükköket, hátha nyerünk belőle új ötleteket.

Írjátok le kommentben!

Hozzászólás beküldése

*